Bab II Landasan Teori2

A.                Struktur Kode

Menurut Jogiyanto (2005:384) adalah ”Suatu susunan digit (angka), huruf dan karakter-karakter khusus yang dapat dirancang dalam bentuk kode”.

Kode digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat berupa angka, huruf dan karakter khusus. Manfaat pengkodean antara lain :

1.                  Mempercepat atau mempersingkat proses penulisan baik dari elemen data, proses penyajian maupun peng-entry-an data pada komputer.

2.                  Menghemat media penyimpanan data seperti harddisk, dan lain-lain.

3.                  Untuk mempermudah dan mempercepat proses pemasukan, pencarian serta pengolahan data guna memperoleh informasi yang akurat.

Ada beberapa macam Tipe Kode antara lain :

1.                  Kode Mnemonic (Mnemonic Code)

Kode Mnemonic digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode Mnemonic dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan diwakili dengan kode ini. Kebaikan : mudah diingat. Kelemahan : kode dapat menjadi panjang.

Contoh :

Kode Pelanggan : Kode ”MYS” untuk pelanggan dengan nama Muhamad Yusuf Subarkah

2.                  Kode Urut (Sequential Code)

Kode Urut, disebut juga kode seri merupakan kode yang nilainya urut antar satu kode dengan kode berikutnya. Kebaikan : mudah diingat, kode dapat pendek, tapi harus unik. Kelemahan : penambahan kode hanya dapat ditambahkan pada akhir urutan, tidak fleksibel bila terjadi perubahan kode.

Contoh :

                        001      Kas

                        002      Piutang Dagang

3.                  Kode Blok (Block Code)

Kode Blok mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar maksimum yang diharapkan. Kebaikan : nilai dari kode mempunyai arti, kode dapat ditambah atau dibuang sebagian. Kelemahan : panjang kode tergantung dari jumlah bloknya.

Contoh :

                        Rekening-rekening dalam Buku Besar

                        Blok                            Kelompok

                        1000 – 1999                Aktiva Lancar

4.                  Kode Grup (Group Code)

Kode Grup merupakan kode yang berdasarkan field-filed dan tiap-tiap field kode mempunyai arti. Kebaikan : niali dari kode mempunyai arti, mudah diperluas, dapat menunjukkan jenjang dari data. Kelemahan : kode dapat menjadi panjang.

5.                  Kode Desimal (Decimal Code)

Mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau dari 00 sampai dengan 99 tergantung banyaknya kelompok.

Syarat-syarat yang harus diperhatikan dalam pembuatan kode adalah sebagai berikut :

1.                  Harus mudah diingat

2.                  Harus fleksibel, jika ada perubahan tidak akan merubah semuanya.

3.                  Harus efisien (singkat), karena kode yang pendek akan mudah diingat.

4.                  Harus unik (beda), berarti tidak ada kode yang kembar.

5.                  Harus konsisten, tidak boleh berubah-ubah dalam jangka pendek.

6.                  Harus standarisasi, karena kode yang tidak standard akan mengakibatkan kebingungan, salah pengertian dan cenderung terjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakan kode tersebut.

7.                  Hindari penggunaan karakter yang mirip.

8.                  Hindari penggunaan spasi.

9.                  Panjang kode harus sama.

B.                 Diagram HIPO (Hierarchy plus Input-Process-Output)

Menurut Jogiyanto (2005:787) ”HIPO (Hierarchy plus Input-Process-Output) merupakan metodologi yang dikembangkan dan didukung oleh IBM. Tetapi saat ini HIPO juga banyak digunakan sebagai alat disain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem”.

HIPO dapat digunakan sebagai alat pengembangan sistem dan teknik dokumentasi program. Penggunaan HIPO ini mempunyai sasaran utama sebagai berikut:

1.                  Untuk menyediakan suatu struktur guna memahami fungsi-fungsi dari program.

2.                 Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus diselesaikan oleh program, bukannya menunjukkan statemen-statemen program yang digunakan untuk melaksanakan fungsi tersebut.

3.          Untuk menyediakan penjelasan yang jelas dari input yang harus digunakan dan output yang harus dihasilkan oleh masing-masing fungsi pada tiap-tiap tingkatan dari diagram-diagram HIPO.

4.                  Untuk menyediakan output yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan-   kebutuhan pemakai.

2.1.            Analisa (Perancangan dan Pembuatan)

2.1.1.      Tinjauan Perusahaan

1.       Sejarah Organisasi

PT. Sahabat Sumber Sejahtera adalah perusahaan Authorized Distributor  yang beralamat di Komp. Ruko Daan Mogot Baru Jalan Utan Jati Blok 9B No.9 Kalideres Jakarta Barat. berdiri tahun 2001. Perusahaan ini mendukung program pemerintah dibidang industri dan perdagangan. Perusahaan ini telah menjalin kerja sama dengan Negara Jerman. hal ini telah dibuktikan dengan diprolehnya Authorized Distributor of Rexroth Bosch Group. dan mempunyai hak untuk menjual komponen otomasi industri di seluruh Indonesia.

PT. Sahabat Sumber Sejahtera memiliki karyawan yang terdiri dari beberapa bagian/jabatan antara lain Manager Sales, Manager Fin. & Accounting, Sales Engin, Administrasi, Finance & Adm, Adm Logistic dan Logistic.

2.                Stuktur Organisasi dan Fungsi

            Struktur organisasi dan fungsi merupakan kerangka yang mewujudkan suatu pola tetap dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu lingkungan kerjasama. Struktur organisasi sangat diperlukan untuk dapat mengetahui secara jelas bagaimana hubungan antara unit-unit yang terdapat dalam organisasi tersebut serta bagaimana tugas dan tanggung jawabnya.

            Bentuk  struktur organisasi yang dipakai perusahaan ini berbentuk lini atau garis yang merupakan bentuk organisasi yang paling sederhana. Hal ini dapat dilihat dari adanya hubungan antara atasan dan bawahan yang masih relatif  langsung melalui garis wewenang.